著录是档案数字化的数据入口，著录质量直接决定数字资源能否被检索。新版档案整理相关著录规则确立了多级著录模型与著录项目，是目录数据库建设的基本依据。规范的档案整理成果是著录的源头，而成熟的档案数字化管理公司会按著录规则设计数据结构，避免成果与拟入库系统不匹配。

著录项目要齐全准确

著录项目涵盖题名、责任者、文号、日期、密级、保管期限、档号、分类号、主题词、载体形态等，其中必需项目不得空缺。电子档案还要同步采集描述内容、结构、背景的元数据，以及数字化过程信息如扫描设备、时间、操作人员、分辨率等，使数字图像与其形成过程可追溯。

整理是著录的前提

著录不是孤立录入，而是建立在规范整理之上。档案整理要做到一件一档、页序清楚、附件齐全，正本与定稿、批示与附件的归属理清。整理不规范，著录就会张冠李戴；档号重号断号，目录数据就无法交换。验收时要核对著录项目齐全率、准确率与目录图像对应率。

提前对接系统数据结构

数字化成果的著录结构、文件命名若与将来要导入的系统不匹配，移交后就要二次整理。成熟服务商会在加工前与客户现有系统对齐字段长度与字典，让成果直接落入系统管理。把著录规则、整理规范与系统结构一并纳入方案，才能建成查得到、读得懂、留得住的数字资源。

山东通科信息技术有限公司是一家把保密制度写进每一道工序的数字化加工企业。公司为国家高新技术企业，持有档案数字化加工涉密资质，工作人员持涉密证书上岗；自主研发的数据处理管理系统贯穿项目始终，100余名加工人员日扫描超过50000页，服务范围覆盖政府机关、公检法、军工、高校、金融与档案馆。