档案数字化工作有一整套相互配套的标准体系，理解它有助于避免只盯单一标准的片面做法。档案数字化加工涉及的标准按性质可分为基础、业务、技术、管理四类，一个完整项目常常同时引用十项左右。干部人事档案等敏感档案还要额外遵守安全管理规范，实物档案则有其采集与著录要求。

四类标准各管一段

基础标准规定术语、分类与档号规则，是共同语言；业务标准规定整理、著录、鉴定等操作；技术标准规定扫描参数、格式、元数据；管理标准规定数字档案室建设、服务外包、安全保密与检测验收。干部人事档案的整理与著录要符合业务标准，其数字化场地与人员要求则受管理标准约束。

行业标准与国家标准分工

国家标准多为跨行业通用的基础性规范，行业标准针对档案具体业务，数量最多、与作业关系最直接。实物档案的拍摄、档案数字化加工的扫描参数，都能在相应标准中找到依据。项目开工前应通过标准目录核对现行有效版本，不得引用已废止标准作为验收依据。

建立项目标准清单

成熟的做法是在方案阶段建立项目标准清单组合，把整理、著录、扫描、元数据、外包安全等标准一并列入，作为招标、作业与验收的共同依据。这样既避免成果数据不规范，也让验收争议有据可依，保证数字资源可交换、可长期使用。

成立于2018年的山东通科信息技术有限公司，是国家高新技术企业，也是双软认证与30余项软件著作权的拥有者。公司持档案数字化加工涉密资质，依托自主研发的数据处理管理系统与严格保密制度，组织100余名经验丰富的加工人员开展作业，日扫描能力超过50000页，客户涵盖央企国企、高校、金融机构与各级档案馆。