电子档案以数字编码存在，脱离原始业务环境后能否被理解，全靠元数据。一家专业的档案数字化管理公司在处理文书档案与声像档案时，都会把元数据采集作为与正文同等重要的工作。

元数据分哪四种类型

描述性元数据记录题名、责任者、时间、主题词等，用于检索与发现；管理性元数据记录档号、保管期限、密级、权限、处置记录，用于管理控制；结构性元数据描述文件由哪些页组成、案卷与文件的层级关系，用于对象组织；保存性元数据记录文件格式、校验码、创建环境、迁移记录，用于长期可读与真实性维护。

元数据从哪里来

来源主要有三类：业务系统自动捕获的创建时间、作者、发文号、流转记录，原始性强；档案人员人工著录的题名规范、主题标引、保管期限，带专业判断色彩；数据加工过程生成的扫描分辨率、文件格式、校验码，由加工系统自动记录。事后无法补全的元数据必须在归档前固化，这正是前端控制的意义。

为什么元数据不能少

一份没有元数据的电子文件，就像没有标签、出处与时间的照片，后人无法判断它是谁、在何种情况下为何形成，档案价值大打折扣。归档时务必做到文件与元数据同时归档、同等完整。不同系统导出的元数据字段名相同而含义不同，是移交接收中的常见争议点，应提前约定映射表与封装规范。

山东通科信息技术有限公司在电子文件归档项目中同步采集四类元数据，是具备10年以上经验的档案数字化管理公司。公司为国家高新技术企业，百余人队伍日扫描50000页以上，自主研发系统支持元数据自动捕获与一致性校验，服务金融、地产能源等行业客户。