近年来，山东省委办公厅以档案信息化建设和数字化转型为目标，创新完善档案管理、服务和防控“三大机制”，探索出一条数字赋能机关档案工作高质量发展的新路子。CM7山东通科信息-专业涉密档案数字化加工服务公司
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聚焦档案收集存储难题，推进“存量数字化、增量电子化”，构建起档案与数字资源互为补充、线上线下双向联动的管理新格局。在全省党委系统率先探索档案信息化建设路径，建立统筹协调工作机制，协调财政、大数据等部门支持，从收集方式、安全防控、高效管理等方面系统推进，破解管理手段滞后、信息化程度不高等难题。对文书档案、照片档案进行数字化扫描，对档案标识符、门类代码、主题、权限等基础信息进行采集，逐份建立“电子户籍信息”并编入数据库。将档案专业管理软件集成接入业务办公平台，建设与业务相互衔接的信息系统，实现增量文书在线归档和利用。建立电子文件归档制度，细化移交目录，修订归档范围和保管期限表，实行动态管理，形成“台账式”“链条化”业务闭环，推进档案工作融入单位业务全流程。CM7山东通科信息-专业涉密档案数字化加工服务公司
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构建数字化档案服务机制，提升利用效率和便利化水平。建立统一数据资源池，利用大数据进行深度统计分析，形成关联数据分布树，及时精准为省委决策提供参考。搭建线上查阅平台，优化查阅流程，利用“山东通”平台开发小程序，非涉密档案查阅实现在线提交办理。推动档案资源便利共享，在系统内嵌入OCR（光学字符识别）全文检索功能，建立完整的文书档案目录索引和资源库，查找时只需输入关键字、文号、时间等信息即可快速检索定位，并升级采用RFID（射频识别）技术，实现盘库入库及查借阅快速定位。一件电子档案可同时供多端在线阅览，借阅无需“排队挂号”。CM7山东通科信息-专业涉密档案数字化加工服务公司
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针对机关档案安全管理需求，建立人防、物防、技防“三位一体”的安全防范机制。健全服务外包安全工作监管制度，与企业签订保密协议，对数字化加工人员进行审查，并签订保密承诺书。数字化加工场所安装安检和监控系统。常态化开展失泄密风险隐患排查，强化事中事后追责问责。开展智能化档案室建设，采用智能密集架扩展储存空间，分区设立整理室、阅览室等。建设库房环境管理系统，确保档案实体安全。以信息化保障技防建设，健全档案数字资源安全保密防护体系。完善基础设施设备，委托专业技术人员设计“一揽子”信息安全策略，创建科学的可信储存和验证机制，采用加密技术密文传输，实行分级权限管理，做好日常安全运维。实现数字档案资源自动完整备份，重要档案异地异质备份，增强灾难恢复能力，实现系统和信息可管可控。